La implantación de un software de gestión puede generar una resistencia al cambio por parte de los empleados, el miedo, la desconfianza, o el temor a perder el puesto de trabajo son algunos de los factores que pueden explicar dicha resistencia.

Por eso, en muchos casos el software de gestión ERP es percibido con difidencia por parte de los usuarios, a lo largo de los años de trabajo me he encontrado con muchos perfiles de empleados, pero a mi entender los que se debe identificar y manejar correctamente para que la implantación sea exitosa son los siguientes:

Los NO naturales: Para ellos, las nuevas herramientas vienen a complicar. Si todo funciona, ¿para qué un nuevo sistema que venga a alterar? No importa que un informe se tarde cuatro días, siempre se ha hecho así.
El que no quiere que le agreguen más trabajo: Es cierto que la implantación requiere de un esfuerzo extra al trabajo del día a día, pero ese esfuerzo está orientado a recoger frutos a mediano-largo plazo, facilitar y optimizar el trabajo. Es vital hacerle notar que «el esfuerzo de hoy es el éxito de mañana»

Los que temen perder el trabajo: Este punto de vista hiere directamente las posibilidades de éxito del proyecto dado que el personal tratará, consciente o inconscientemente, de entorpecer el proyecto. En este sentido, es importante demostrar que es difícil que se eliminen puestos de trabajo, sino que se producirán reorganizaciones del personal para asignarles nuevas tareas de mayor valor que las actuales.

Los que imponen: Algunos usuarios consideran su labor en la empresa como uno de los pilares fundamentales. Su exclusión en la toma de decisión sobre la elección de la herramienta, así como de la toma de requerimientos, da como resultado una resistencia contra la solución y el proceso de implantación. Es fundamental trabajar con estos usuarios porque pueden hacer peligrar un proyecto.

Los individualistas: Usuarios que pretenden hacer prevalecer su interés individual por encima del interés general. Por ejemplo, aquel que quiere minimizar su tarea no completando determinados datos a un formulario que se debe ingresar en su departamento, que luego servirán para agilizar las tareas de otros departamentos. Es vital hacerle notar esto mismo, y que la implementación es en un conjunto y no solo para su sector.

Los menospreciadores: Hay usuarios que asocian el perfil del analista funcional como “informático”, esto hace que piensen que es alguien que no conoce su empresa y el negocio, el cual ellos sí dominan perfectamente. En ocasiones, desde las primeras «demos» de producto, pretenden dejarte en evidencia. Estos perfiles se reconocen rápidamente, incluso solo por su lenguaje no verbal.
Los que «ya se van»: Existen empleados próximos a su retiro con muchos años de experiencia, cuya resistencia está en que como «les queda poco» no les interesa. Es vital hacerle notar que dada su experiencia su aporte será de excelente calidad y muy bienvenido.

Los anti tecnológicos: Entre papeles y calculadores, no confían en nada que tenga que ver con tecnología, en general te vas a dar cuenta por la cantidad de papeles apilados en su escritorio. Cambiar el protocolo puede suponer toda una odisea en estos casos.

No hay un proceso comprobado para gestionar el cambio, pero hay algunas pautas básicas que pueden ayudar a una organización a crear un entorno más propicio para los cambios, basados en la amplia experiencia de implementaciones en Insis, comparto algunas estrategias para tratar de minimizar el impacto que podría llevar a provocar la resistencia, que en muchos casos podría ser el factor decisivo entre el éxito y el fracaso.

1. Formar un buen equipo de Trabajo: Un factor importante son los equipos de trabajo, debe estar formado por líderes de las distintas áreas, estos lograrán la participación de las personas que las integran, es vital el aporte de su visión y ayudará a «vender» el proyecto internamente. Periódicamente organizar reuniones de seguimiento y monitoreo, debe tener un líder definido que asegure la participación de todos los involucrados.

2. Concientizar: Demostrar a los empleados de la importancia del proyecto y de las ventajas que obtendrán gracias a su uso es otro de los pasos recomendados para evitar una actitud negativa, una buena idea es organizar un lanzamiento e inicio formal del proyecto. Esto brindará formalidad y fomentará la comunicación.

3. Comunicación: Compartir la información relevante haciendo hincapié en los beneficios, resolver miedos generando confianza y expectativas positivas.

4. Empatía: Conocer en profundidad como las personar perciben el cambio y comprender sus expectativas, preocupaciones y miedos.

5. Reconocimiento: Clave para animar el espíritu de cambio, es conveniente motivar a realizar el esfuerzo personal necesario para el cambio.

6. Capacitación: Es importante invertir tiempo y esfuerzo en capacitación para que el equipo se sienta seguro al manejar la nueva solución. En este punto es recomendable realizar muchas simulaciones con datos reales en la nueva solución.

En síntesis: La resistencia no es mala en sí misma, es una muestra de preocupación y miedo, para implementar el cambio hay que diagnosticar, accionar y controlar.

La base para lograr la cooperación radica en la comunicación, es necesario entrenar y formar para asegurarnos que la gente está preparada para los nuevos retos y no insegura por falta de información y preparación.

Cambiar es mejorar lo que ya existe y darle una nueva forma más competitiva. La resistencia al cambio no se vence, se trabaja.

CFE Inbox es un componente opcional de GCI WEB que facilita el registro de los comprobantes fiscales electrónicos recibidos por la empresa.

Ventajas de CFE InBox

1. Facilita el registro de las facturas recibidas.
2. Evita errores en el registro de las facturas.
3. Asegura que todas las facturas sean registradas
4. Notifica automáticamente su aceptación o rechazo

¿Cómo Funciona?

CFE Inbox muestra los CFE recibidos en una bandeja de entrada. Junto a los datos del CFE (fecha, número, emisor, moneda, importe) muestra la información relacionada al emisor existente en GCI: código de cuenta, órdenes de compra pendientes, etc.

Si hay una única orden de compra por el mismo importe de la factura, el registro es prácticamente automático. Si el proveedor tiene más de una orden de compra, el sistema sugiere la que tiene el mismo importe.

En los casos en que hay diferencia entre la factura y la orden de compra se deberá revisar el motivo de la discrepancia (entrega parcial, diferencia en los precios) antes de registrar o rechazar la factura.

En los casos de facturas sin orden de compra, permite asociar los artículos del emisor a los artículos del catálogo de la empresa y recuerda esa asociación facilitando el registro de nuevas facturas del proveedor.

Si el comprobante se ingresa directamente en GCI por los procedimientos habituales, de todos modos, se comprobará el cuadre de los importes y se notificará la aceptación como si se hubiera registrado desde el CFE Inbox.

En todos los casos envía automáticamente la notificación de aceptación o rechazo al emisor.

Permite consultar los CFE pendientes, los registrados y los rechazados. Permite ver la información detallada de cada CFE, así como la transacción y asiento contable generado a partir de este.

CFE Inbox se puede configurar para adecuarlo a los tipos de transacciones y procesos de negocio que maneje la empresa, siguiendo el flujo de trabajo definido para su aprobación.

Este componente está disponible a partir de la actualización 108 de la versión 4.3 de GCI WEB.

Se firma acuerdo con OPP e Intendencias para la provisión de un “Sistema de Información financiera” que dotará de mayor transparencia a la gestión de los gobiernos departamentales.

La nueva herramienta mejorará sustancialmente la forma en que se genera y procesa la información.

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto mediante la ejecución del Programa de Desarrollo y Gestión Subnacional, tiene por objetivo mejorar la gestión y el desarrollo de los gobiernos departamentales del país. En particular, le interesa establecer criterios contables comunes en los GDs, que permitan obtener información consistente, comparable y homogénea, que contribuya al objetivo del Gobierno Nacional, de consolidación de la información financiera en el sector público.

Los requerimientos para el Sistema Financiero Contable – Compras serán provistos por el producto GCI que tiene una gran base de usuarios tanto en el ámbito privado como en el público entre los que se cuentan 10 gobiernos departamentales. El sistema GCI permitirá implementar tanto la Contabilidad Patrimonial como la Presupuestal de acuerdo a la normativa vigente en materia financiera y contable en nuestro país.

Hace ocho años, la firma Redpagos vio la imperiosa necesidad de incorporar un producto que facilitara la gestión ante el continuo crecimiento del negocio.

El Cr. Carlos Fernández, Gerente del Departamento de Administración y Finanzas y Pablo Correa, Sub Gerente General, explican por qué se decidieron por INSIS y cuáles han sido los mejores atributos del software GCI.

“Cuando llegué a la empresa vi la necesidad de estandarizar y dar soporte al crecimiento que se gestaba y que se proyectaba como mucho mayor para los siguientes años” destacó el Cr. Carlos Fernández. “En ese momento la empresa se manejaba con cuatro o cinco software diferentes. Se necesitaba un software que diera soporte a toda la operativa administrativa, financiera, contable y de gestión. En el año 2009 iniciamos un proceso de selección y nos decidimos por INSIS con su producto GCI. En abril de 2010 entró en producción”, señaló.

En cuanto a los motivos que llevaron a incorporarlo, Pablo Correa indicó que fueron “la cercanía del proveedor para darnos una respuesta rápida y un buen acompañamiento, y la relación costo/calidad que fue muy seductora”.

“La apuesta era ambiciosa para ambos. Redpagos tenía un horizonte de inmediato crecimiento. Ese objetivo lo simplificó el software GCI. Pasaron los años. Nosotros seguimos creciendo como esperábamos y el producto GCI acompañó dicho proceso de expansión”, recordó el Cr. Fernández. Y agregó: “cuando lo instalamos contábamos con 280 sub-agencias y un nivel de 2 millones de transacciones mensuales. Hoy son más de 400 y el movimiento es de 5 millones. Nunca tuvimos problemas de caídas del producto. Eso para la operativa de Redpagos es determinante”.

Por su parte, Pablo Correa hizo un rápido repaso de los momentos claves donde el producto GCI ha sido fundamental para apuntalar y consolidar el crecimiento de Redpagos: “el primero fue la implementación propia de GCI, luego la incorporación de la facturación electrónica y el último desafío es la implementación de la Tarjeta Midinero. El principal cambio para nosotros con la facturación electrónica fue que muchas transacciones que se hacían en los locales, se tenían que facturar en tiempo real, las 24 horas del día. Estamos hablando de unas 350 mil transacciones por mes que se debieron facturar en el local y para ello las interfaces entre nuestro sistema de Red y GCI debieron funcionar de forma óptima para que no se detuviera el sistema por ninguna razón. Fue un gran desafío que INSIS lo concretó con toda naturalidad”.

Tanto Carlos Fernández como Pablo Correa, coincidieron en cuanto a que la apuesta que se hizo por el producto GCI colmó todas las expectativas: “en estos grandes procesos quedaron de manifiesto tres conceptos que buscamos a la hora de incorporar el software hace ocho años: confiabilidad, escalabilidad y performance. Con la facturación electrónica se puso a prueba la escalabilidad y la performance del GCI porque los procesos que atendía el software hasta dicho momento no tenían vínculo con la operativa en mostrador. Entonces se multiplicaron exponencialmente las transacciones que iban directamente contra el GCI lo cual implicaba que cualquier distorsión allí afectaba directamente al servicio por los tiempos de respuesta que se requieren. La solución de INSIS fue lo suficientemente buena y confiable para escalar cuando lo necesitamos, para darnos los tiempos de respuesta que precisamos y para estar disponible. La disponibilidad es esencial en este negocio y eso implica que el producto sea estable. Otro tema sensible para nosotros es la integridad de los datos. Cuando integra varios sistemas, lo que está ahí tiene que reflejar la realidad. La herramienta tiene que permitir tener un control sobre ello. No es un tema para nada menor, cuando hay millones de transacciones es determinante”.

Por último, el Cr. Carlos Fernández se refirió a la seguridad en la información que proporciona el software GCI “La seguridad en el manejo de la información que nos asegura es clave. Redpagos tiene un sistema propio que gestiona las sub-agencias. Ese sistema es el que una vez por día recoge toda la información y se la proporciona al GCI en una operativa donde diariamente intervienen unas 1200 cajas que funcionan online”.