Retos en la adopción de un nuevo sistema de software de gestión

Hace unos cuantos años, durante la etapa de estabilización de un importante proyecto, sucedió una situación complicada, una caja con un faltante significativo, sospecha de dolo, puertas que se cerraron y llamada a la comisaría.

 

Horas de tensión, personas llorando, desconfianza entre compañeros, auditores hurgando entre papeles, en fin, caos.

 

Cuando nos enteramos, preguntamos tímidamente si habían verificado en el sistema los saldos de caja… a nadie se le había ocurrido. Cuando lo hicieron, la sorpresa fue que el arqueo de la cajera coincidía con los movimientos registrados y no había diferencia.

 

¿Qué había sucedido? Que la supuesta diferencia de caja se daba contra una planilla manual que el Tesorero llevaba ‘porque no confiaba en el sistema, sino en su forma de hacer las cosas’

 

Resultó que, durante la jornada, la cajera había hecho una remesa a la Tesorería, que registró según el procedimiento, pero el Tesorero no registró en su planilla, fueron a los comprobantes, encontraron la remesa firmada por ambos y todos felices.

Mientras nos llegaban las felicitaciones porque el sistema había aportado la solución al problema, nos quedaba un retrogusto amargo, no habíamos logrado que el Tesorero confiara en el sistema.

 

Esa enseñanza nos acompaña desde entonces, y así la incorporamos al proyecto, traducida a procedimientos, hitos de control, actas de cumplimiento, etc.

 

En nuestros relevamientos de preconfiguración, incorporamos la pregunta ¿para qué se hace?, inmediatamente después del ¿qué se hace?, no importa que sea una tarea que el sistema la prevea de otra forma, o en otro punto del proceso, lo que importa es que el consultor de campo entienda cuáles son los puntos de control que tiene que demostrar al usuario que quedan cubiertos y le den seguridad.

 

Luego, en la validación, el objetivo es que el usuario, reproduciendo en el sistema, las tareas periódicas, -todas las tareas- obtenga por lo menos la misma información que usaba antes, con el valor agregado de las mejores prácticas, el uso de datos ingresados previamente, el aporte de su tarea al sistema integrado y al resultado final.

 

En esta negociación con el usuario final, no se debe imponer, se debe convencer.

Con capacitación, involucramiento, participación en las decisiones, dominio técnico del asunto y explicación clara y contundente de porqué el sistema le cambia su forma de trabajo ‘que siempre se hizo así’.

 

Participación en equipo, con los usuarios que entran al sistema antes y son proveedores de información y con los que esperan como insumo, su aporte, para continuar con el proceso, es decir sus clientes.

 

Concluyendo: un sistema modelado eficientemente, especificado sin baches, desarrollado exactamente de acuerdo a la especificación, configurado con todas las funcionalidades disponibles, testeado hasta lo absurdo, sin un usuario final convencido y sintiéndose partícipe del producto final, no cumple los objetivos de implementación.

 

En todos los proyectos, nos encontramos con usuarios ‘claves’, con los que la negociación se torna más ardua, pero eso da para otra charla.

Acuerdo con OPP e Intendencias para proveer un “Sistema de Información financiera”

Se firma acuerdo con OPP e Intendencias para la provisión de un “Sistema de Información financiera” que dotará de mayor transparencia a la gestión de los gobiernos departamentales.

La nueva herramienta mejorará sustancialmente la forma en que se genera y procesa la información.

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto mediante la ejecución del Programa de Desarrollo y Gestión Subnacional, tiene por objetivo mejorar la gestión y el desarrollo de los gobiernos departamentales del país. En particular, le interesa establecer criterios contables comunes en los GDs, que permitan obtener información consistente, comparable y homogénea, que contribuya al objetivo del Gobierno Nacional, de consolidación de la información financiera en el sector público.

Los requerimientos para el Sistema Financiero Contable – Compras serán provistos por el producto GCI que tiene una gran base de usuarios tanto en el ámbito privado como en el público entre los que se cuentan 10 gobiernos departamentales. El sistema GCI permitirá implementar tanto la Contabilidad Patrimonial como la Presupuestal de acuerdo a la normativa vigente en materia financiera y contable en nuestro país.

INSIS se vincula con el mundo académico

Revista Academia de CLADEA publicó caso de Coordinador Académico

El caso «INSIS y la industria de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)» realizado por el Cr. Enrique Kramer, Coordinador Académico de Gerencia de la Facultad de Administración y Ciencias Sociales, fue publicado en la Revista Academia, publicación semestral del Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración (CLADEA). Esta revista tiene como objetivo difundir investigaciones empíricas y teóricas en el campo de la administración en América Latina.

Decisiones estratégicas en la ORT

Los directores de INSIS presentaron su experiencia profesional y empresarial ante estudiantes del último año de las carreras de Licenciatura en Gerencia, Contador Público, Licenciatura en Estudios Internacionales y Licenciatura en Economía de la Universidad ORT Uruguay. Invitados por el Profesor Enrique Kramer -Coordinador Académico de Gerencia y Catedrático de Dirección Estratégica de Universidad ORT Uruguay-, Esther Nin y Guzmán Etchebehere participaron en sesiones del curso Dirección Estratégica y Estrategia Competitiva. No sólo relataron la historia de la empresa y expusieron las oportunidades y desafíos a los que hoy se enfrentan, sino que invitaron a los estudiantes “a ponerse en sus zapatos” como directores de INSIS y considerar y evaluar las alternativas estratégicas y de operación posibles.

GCI presentado en la UDELAR

En el mes de setiembre de 2016, el Cr. Gabriel Budiño, Coordinador Académico de Posgrado en Sistemas de Información de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración, invitó a INSIS a presentar su producto GCI ante estudiantes de la carrera de Contador Público de la UDELAR – Universidad de la República. Para ello la cátedra planteó un caso de estudio a resolver con las herramientas que dispone el sistema. La presentación estuvo a cargo del director de INSIS Guzmán Etchebehere y el Cr. Gonzalo Abal, quienes se focalizaron en los aspectos funcionales y técnicos del sistema, planteando las oportunidades que la herramienta representa para los diferentes procesos de negocio relacionados con la gestión comercial, contable y financiera de la organización.

GCI ante estudiantes de la UDE

Por otra parte, María Inés Methol, docente de la materia Sistemas de Información Gerencial, invitó a INSIS a presentar su producto GCI ante estudiantes de la carrera de Contador Público de la UDE – Universidad de la Empresa. La presentación estuvo a cargo del director de INSIS Guzmán Etchebehere y se focalizó en los aspectos funcionales del sistema, para ilustrar el soporte que la herramienta representa para los diferentes procesos de negocio relacionados con la gestión de los recursos.

El Observador- «Colmó expectativas de confiabilidad, escalabilidad y performance”

Hace ocho años, la firma Redpagos vio la imperiosa necesidad de incorporar un producto que facilitara la gestión ante el continuo crecimiento del negocio.

El Cr. Carlos Fernández, Gerente del Departamento de Administración y Finanzas y Pablo Correa, Sub Gerente General, explican por qué se decidieron por INSIS y cuáles han sido los mejores atributos del software GCI.

“Cuando llegué a la empresa vi la necesidad de estandarizar y dar soporte al crecimiento que se gestaba y que se proyectaba como mucho mayor para los siguientes años” destacó el Cr. Carlos Fernández. “En ese momento la empresa se manejaba con cuatro o cinco software diferentes. Se necesitaba un software que diera soporte a toda la operativa administrativa, financiera, contable y de gestión. En el año 2009 iniciamos un proceso de selección y nos decidimos por INSIS con su producto GCI. En abril de 2010 entró en producción”, señaló.

En cuanto a los motivos que llevaron a incorporarlo, Pablo Correa indicó que fueron “la cercanía del proveedor para darnos una respuesta rápida y un buen acompañamiento, y la relación costo/calidad que fue muy seductora”.

“La apuesta era ambiciosa para ambos. Redpagos tenía un horizonte de inmediato crecimiento. Ese objetivo lo simplificó el software GCI. Pasaron los años. Nosotros seguimos creciendo como esperábamos y el producto GCI acompañó dicho proceso de expansión”, recordó el Cr. Fernández. Y agregó: “cuando lo instalamos contábamos con 280 sub-agencias y un nivel de 2 millones de transacciones mensuales. Hoy son más de 400 y el movimiento es de 5 millones. Nunca tuvimos problemas de caídas del producto. Eso para la operativa de Redpagos es determinante”.

Por su parte, Pablo Correa hizo un rápido repaso de los momentos claves donde el producto GCI ha sido fundamental para apuntalar y consolidar el crecimiento de Redpagos: “el primero fue la implementación propia de GCI, luego la incorporación de la facturación electrónica y el último desafío es la implementación de la Tarjeta Midinero. El principal cambio para nosotros con la facturación electrónica fue que muchas transacciones que se hacían en los locales, se tenían que facturar en tiempo real, las 24 horas del día. Estamos hablando de unas 350 mil transacciones por mes que se debieron facturar en el local y para ello las interfaces entre nuestro sistema de Red y GCI debieron funcionar de forma óptima para que no se detuviera el sistema por ninguna razón. Fue un gran desafío que INSIS lo concretó con toda naturalidad”.

Tanto Carlos Fernández como Pablo Correa, coincidieron en cuanto a que la apuesta que se hizo por el producto GCI colmó todas las expectativas: “en estos grandes procesos quedaron de manifiesto tres conceptos que buscamos a la hora de incorporar el software hace ocho años: confiabilidad, escalabilidad y performance. Con la facturación electrónica se puso a prueba la escalabilidad y la performance del GCI porque los procesos que atendía el software hasta dicho momento no tenían vínculo con la operativa en mostrador. Entonces se multiplicaron exponencialmente las transacciones que iban directamente contra el GCI lo cual implicaba que cualquier distorsión allí afectaba directamente al servicio por los tiempos de respuesta que se requieren. La solución de INSIS fue lo suficientemente buena y confiable para escalar cuando lo necesitamos, para darnos los tiempos de respuesta que precisamos y para estar disponible. La disponibilidad es esencial en este negocio y eso implica que el producto sea estable. Otro tema sensible para nosotros es la integridad de los datos. Cuando integra varios sistemas, lo que está ahí tiene que reflejar la realidad. La herramienta tiene que permitir tener un control sobre ello. No es un tema para nada menor, cuando hay millones de transacciones es determinante”.

Por último, el Cr. Carlos Fernández se refirió a la seguridad en la información que proporciona el software GCI “La seguridad en el manejo de la información que nos asegura es clave. Redpagos tiene un sistema propio que gestiona las sub-agencias. Ese sistema es el que una vez por día recoge toda la información y se la proporciona al GCI en una operativa donde diariamente intervienen unas 1200 cajas que funcionan online”.

Conferencia en el Encuentro de Genexus

El Director de INSIS, Guzmán Etchebehere, dictó una Conferencia en el Encuentro de Genexus sobre el sistema de facturación electrónica GFE, explicando los beneficios de un software diseñado específicamente para contemplar los requisitos de Uruguay con rápida respuesta frente a cambios de DGI.

GFE (Gestión de Facturación Electrónica), es un sistema totalmente integrado con GCI, diseñado también para ser integrado con otros sistemas de facturación con que cuenten las empresas, minimizando el costo de modificación de los mismos.