Mujeres transformando el código 4

En Insis, reconocemos el invaluable aporte de las mujeres en todas las áreas de nuestra empresa, por eso quisimos que sean ellas mismas quienes digan cómo transforman el código desde su área de trabajo.

Desde ingenieras en computación y sistemas, hasta consultoría, soporte, comunicación, administración y gestión humana, las mujeres desempeñan roles fundamentales que impulsan nuestra excelencia, crecimiento e innovación.

Gracias a Magdalena Zubizarreta, Natalia Espíndola, Loreley Martínez, Ana Laura González, Micaela Abal, Victoria Vega y Natalia Porciúncula por sus testimonios y gracias a todas y todos los que son parte de la familia Insis y construyen un ambiente con igualdad de oportunidades para todas las personas de nuestro equipo cada día.

#MesDeLaMujer #MujeresTransformandoElCódigo #IgualdadDeGénero

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#8M #MujeresTransformandoElCódigo #MujeresEnLaTecnología

Mujeres transformando el código 3

En el marco del Mes de la Mujer, queremos destacar las voces de nuestras compañeras que con diferentes profesiones, decidieron cambiar el código desarrollando su carrera en la industria del software.

En esta ocasión, nuestras colaboradoras Victoria Vega, Ana Laura González, Loreley Martínez, Micaela Abal y Natalia Porciúncula, comparten su perspectiva sobre el sector en el que decidieron desarrollar su trayectoria profesional.

En Insis promovemos la igualdad de género desde todas las áreas, no solo en desarrollo, porque cada una de ellas es imprescindible para impulsar la excelencia en nuestra empresa.

#MesDeLaMujer #MujeresTransformandoElCódigo #IgualdadDeGénero

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#8M #MujeresTransformandoElCódigo #MujeresEnLaTecnología

Mujeres transformando el código 2

En el Mes de la Mujer, seguimos visibilizando a mujeres que transforman el código. En esta ocasión nuestras brillantes y talentosas compañeras del área de desarrollo Magdalena Zubizarreta y Natalia Espíndola nos hablan de su carrera, sus inicios en la informática y sus motivaciones.
El compromiso con la igualdad de género hace posible que mujeres como ellas puedan desarrollar su carrera en un ambiente donde todas las personas tengan las mismas oportunidades, por eso este ha sido y será uno de los pilares de nuestra empresa.
#MesDeLaMujer #MujeresTransformandoElCódigo #IgualdadDeGénero

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#8M #MujeresTransformandoElCódigo #MujeresEnLaTecnología

Mujeres transformando el código

En Insis hoy y cada día reconocemos el increíble talento, la dedicación y la pasión de nuestras colaboradoras. Creemos firmemente que la igualdad de oportunidades enriquece nuestra cultura empresarial y la hemos impulsado desde nuestros inicios. En un sector que históricamente ha tenido mayor presencia de hombres, nos enorgullece que la mitad de nuestro equipo sean mujeres que rompen estereotipos y que demuestran el gran potencial de la mujer en la tecnología desde diferentes áreas, no solo las relacionadas a desarrollo. ¡Gracias a todas por ser una parte fundamental de la familia Insis! Porque desde su lugar, cada una de ustedes transforma el código aportando una invaluable perspectiva y talento a nuestra labor.

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#8M #MujeresTransformandoElCódigo #MujeresEnLaTecnología

Nuevo Video: Gestión de facturas con CFE Inbox

¿Buscas optimizar la gestión de tu Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE)?

En nuestro último video en YouTube, exploramos  la herramienta CFE Inbox, una solución que simplifica el proceso de manejo de facturas electrónicas.

Gestión de facturas con CFE Inbox – YouTube

En este video, abordaremos los siguientes puntos:

  • ¿Qué es CFE Inbox? Una introducción a esta herramienta, explicando cómo puede facilitar la gestión de sus comprobantes fiscales.
  • Pasos para utilizar CFE Inbox. Te guiaremos a través de los pasos clave para utilizar CFE Inbox de manera efectiva, desde la configuración inicial hasta la recepción y organización de sus comprobantes.
  • Ventajas y beneficios. Exploraremos las ventajas de utilizar CFE Inbox, incluyendo la reducción de tiempo y la simplificación de los procesos contables.

¡Estamos seguros de que este video será de gran utilidad para quienes  buscan optimizar su manejo de CFE!

Ante cualquier pregunta o comentario, no duden en dejarnos un mensaje en la sección de comentarios.

¡Gracias por tu apoyo!

 

 

 

 

Un caso de Inteligencia Colectiva aplicada

En tiempos que, en las redes intelectuales no se pueden avanzar en más de dos o tres menciones sobre cualquier tema, sin que salte alguna mención a la Inteligencia Artificial, parece anacrónico ocupar este espacio hablando de la Inteligencia Colectiva[i], pero confíen en que vale la pena.

Lo que sigue a continuación es un relato más o menos ordenado de un proyecto – hoy día ya implementado – en el que la Inteligencia Colectiva fue la verdadera protagonista y conductora de su ejecución.

Por aquello de cuidarnos de la injusticia del olvido de nombres, que fueron sumandos importantes en el total final, no mencionaremos ninguno, nos tranquiliza saber que muchos que están leyendo esto se sentirán identificados.

En nuestra experiencia como consultores funcionales nos ha tocado siempre interpretar el rol del eje de la rueda de carro, atendiendo cada uno de los sectores de la empresa, recibiendo sus requerimientos y necesidades, ordenarlos, consolidarlos y negociarlos en orden al producto final a obtener. Sistemas que resuelvan todas esas necesidades siempre y cuando contribuyan a la solución general y no colidan entre ellos, en el necesario ambiente de oposición de intereses y controles cruzados que ningún ERP puede obviar.

Ordenadas las necesidades, las funcionalidades y los cambios a la masa madre – nuestro ERP el GCI – redactar la ERS y con ella ir a negociar nuevamente, esta vez con nuestro proveedor interno, Desarrollo, en representación del cliente.

Unos cuantos años atrás, implementando una de las primeras versiones de GCI en su versión web, convertido a GRP para resolver la contabilidad pública de los gobiernos departamentales, además de la contabilidad patrimonial,  la polinización que normalmente hacemos, de tomar las mejoras prácticas que vamos aprendiendo del cliente anterior y llevarlas al cliente siguiente, surgió la natural curiosidad, e inquietud en las distintas administraciones al conocer otros criterios – y resultados en materia de observaciones del TCR – que se usaban a pocos kilómetros.

Así germinó la iniciativa de los pioneros y un objetivo ‘Tengamos criterios contables comunes’, estaba naciendo la Inteligencia Colectiva y dando sus primeros pasos.

Se fueron sumando voluntades de distintas intendencias y bajo el paraguas de OPP, que, en su rol de facilitador de ejecución de Programas de Desarrollo de la Gestión Municipal, tomaron la primera decisión, tener un ‘Plan de Cuentas Unificado’.

Al tiempo, consultoría externa mediante, que recorrió el país, se logró el primer objetivo.

Nos llega entonces el primer requerimiento, instalar en GCI el primer plan de cuentas unificado en cada intendencia que lo usaba. Eso demoró unos días y lo entregamos en los ambientes de Testing de los pilotos de prueba.

Fueron necesarios otros pocos días más, para comprobar que tener únicamente un clasificador de cuentas común no resolvía el problema de hablar el mismo lenguaje y lo más difícil, tener criterios comunes para obtener el producto final, la Rendición de Cuentas.

Entonces dieron el paso siguiente, ‘Tengamos un mismo sistema de gestión’, armaron la lista detallada de requerimientos funcionales y técnicos, buscaron la financiación y llamaron a una Licitación Pública.

Finalmente, y en consorcio con sistemas de Recaudaciones y de RRHH, fuimos los proveedores seleccionados.

La vieja rueda de carro, rápidamente se tuvo que convertir en un engranaje, donde seguíamos siendo el eje, pero ahora con varias ruedas distintas que deberían funcionar sincronizadas.

Lo primero que se necesitaba era una especificación clara del producto final, los informes de Rendición de Cuentas, que aportó el TCR, en una resolución que especificó el contenido de cada uno de los informes, los controles cruzados entre ellos y los criterios funcionales.

La primera cuestión por resolver por nuestro equipo de análisis integrado por Desarrollo y Consultoría fue como convertir una contabilidad de registros planos que, si bien hasta ese momento, resolvía dos contabilidades con distinto criterio, la patrimonial, (simplificando, criterio del devengado) y la presupuestal (simplificando, criterio de lo ejecutado).

Ahora tenía que resolver, no sólo el ‘qué’ sino también ‘el tipo’. Los informes de Rendición de Cuentas son en 2D, en el plano vertical se expresan categorías de cuentas contables y en el plano vertical se expresan tipos de operaciones (Saldos Iniciales, Recaudado, Pagado, Ajustado, etc.)

La primera conclusión de nuestro equipo de trabajo fue ‘Necesitamos una Contabilidad de Conceptos’. Si pasa tal cosa con tal rubro entonces es el concepto tal y ese concepto lo vamos a utilizar en el Informe tal de la Rendición.

Armamos un modelo de operaciones basada en conceptos y tratamos de reproducir todas las operaciones o transacciones que conocíamos hasta el momento se hacían en las intendencias, como se iban armando los conceptos y como se reflejarían en los distintos informes.

Lo presentamos a los líderes de proyecto de las intendencias participantes que a su vez lo llevaron a sus técnicos funcionales y luego de varias reuniones y presentaciones, intercambios y negociaciones, tuvimos nuestro primer modelo en una planilla electrónica.

En nuestra interna se tradujo en múltiples especificaciones y casos de usos, Desarrollo proveedor y Consultoría cliente.

Una vez que estuvimos convencidos, se implementó. Había nacido el SIFI. Se lo entregamos a los pilotos de prueba de las Intendencias y les dijimos ‘rómpanlo’.

Lo siguiente que tuvimos que resolver fue conversar con los sistemas de gestión externos, que como producto residual, suministran información contable.

Entonces utilizamos el criterio de conceptos nuevamente y le dijimos a los sistemas externos, vos encárgate de informarme tus conceptos que nosotros nos encargamos de convertirlo en materia contable, estábamos creando un traductor.

La historia de la implementación, el rigor de defender a ultranza el estándar contable y funcional del sistema, el ‘eso no se puede hacer así, pero te sugiero hacerlo de esta manera…’ da para contarlo en otro momento.

La conclusión es que, a la fecha, la Inteligencia Individual de catorce intendencias, dieciséis cuando finalice la implementación, OPP, los sistemas de Recaudaciones, de RRHH y humildemente la nuestra, se convirtieron en una Inteligencia Colectiva que hizo posible una implementación que parecía muy compleja.

Para este relator, la IA podrá ser una más de las inteligencias individuales, pero está muy lejos de sustituir la IC.

Autor
Javier Huertas


[i] La inteligencia colectiva es la capacidad intelectual que se manifiesta producto de la colaboración de varios individuos o comunidad, para abordar un problema en común. Es decir, consiste en la suma de varias inteligencias individuales para generar una conclusión de utilidad para todos los implicados.

Conciliación de cuentas

 

Una funcionalidad general incorporada en GCI como en la mayoría de los sistemas ERP es la conciliación de las cuentas bancarias. Esta es una práctica que la casi totalidad de las empresas realizan periódicamente, según el volumen de movimientos bancarios que tengan.

Realizar la conciliación de las cuentas con clientes y proveedores no es una práctica tan común: En general es una actividad que se hace al cierre de balance, sobre un muestreo para control y que en muchos casos es realizada por los auditores.

En nuestra práctica profesional nos hemos encontrado con varias situaciones en que para nuestros usuarios era importante conciliar las cuentas de la empresa con las de terceros, sean estos clientes, proveedores o tarjetas de crédito, etc.

Un ejemplo típico es un importador a fabricante que tiene por cliente a una cadena de supermercados, a la que le factura entregas semanales a sus 40 locales: esto implica mas de 150 facturas al mes.
Para quienes tienen esta problemática hemos desarrollado un add-on que está disponible en GCI WEB 4.3 en adelante. Este módulo permite automatizar el proceso de conciliación, dejando al usuario la tarea de resolver los casos particulares

–  Los datos del tercero se toman de una planilla electrónica u archivo de texto suministrada por este.

–  Se adecua a prácticamente cualquier formato de planilla.

–  Se adecua al grado que detalle con el que suministra la información el tercero, por ejemplo, si se detallan las facturas canceladas con un pago o sólo se informa el total.

–  Las partidas pendientes de una conciliación se heredan automáticamente para la siguiente.

–  Brinda informes detallados de cada conciliación

–  Mantiene la historia de las conciliaciones realizadas, las que se pueden consultar en cualquier momento.

 

La resistencia al cambio – Mi Experiencia

La implantación de un software de gestión puede generar una resistencia al cambio por parte de los empleados, el miedo, la desconfianza, o el temor a perder el puesto de trabajo son algunos de los factores que pueden explicar dicha resistencia.

Por eso, en muchos casos el software de gestión ERP es percibido con difidencia por parte de los usuarios, a lo largo de los años de trabajo me he encontrado con muchos perfiles de empleados, pero a mi entender los que se debe identificar y manejar correctamente para que la implantación sea exitosa son los siguientes:

Los NO naturales: Para ellos, las nuevas herramientas vienen a complicar. Si todo funciona, ¿para qué un nuevo sistema que venga a alterar? No importa que un informe se tarde cuatro días, siempre se ha hecho así.
El que no quiere que le agreguen más trabajo: Es cierto que la implantación requiere de un esfuerzo extra al trabajo del día a día, pero ese esfuerzo está orientado a recoger frutos a mediano-largo plazo, facilitar y optimizar el trabajo. Es vital hacerle notar que «el esfuerzo de hoy es el éxito de mañana»

Los que temen perder el trabajo: Este punto de vista hiere directamente las posibilidades de éxito del proyecto dado que el personal tratará, consciente o inconscientemente, de entorpecer el proyecto. En este sentido, es importante demostrar que es difícil que se eliminen puestos de trabajo, sino que se producirán reorganizaciones del personal para asignarles nuevas tareas de mayor valor que las actuales.

Los que imponen: Algunos usuarios consideran su labor en la empresa como uno de los pilares fundamentales. Su exclusión en la toma de decisión sobre la elección de la herramienta, así como de la toma de requerimientos, da como resultado una resistencia contra la solución y el proceso de implantación. Es fundamental trabajar con estos usuarios porque pueden hacer peligrar un proyecto.

Los individualistas: Usuarios que pretenden hacer prevalecer su interés individual por encima del interés general. Por ejemplo, aquel que quiere minimizar su tarea no completando determinados datos a un formulario que se debe ingresar en su departamento, que luego servirán para agilizar las tareas de otros departamentos. Es vital hacerle notar esto mismo, y que la implementación es en un conjunto y no solo para su sector.

Los menospreciadores: Hay usuarios que asocian el perfil del analista funcional como “informático”, esto hace que piensen que es alguien que no conoce su empresa y el negocio, el cual ellos sí dominan perfectamente. En ocasiones, desde las primeras «demos» de producto, pretenden dejarte en evidencia. Estos perfiles se reconocen rápidamente, incluso solo por su lenguaje no verbal.
Los que «ya se van»: Existen empleados próximos a su retiro con muchos años de experiencia, cuya resistencia está en que como «les queda poco» no les interesa. Es vital hacerle notar que dada su experiencia su aporte será de excelente calidad y muy bienvenido.

Los anti tecnológicos: Entre papeles y calculadores, no confían en nada que tenga que ver con tecnología, en general te vas a dar cuenta por la cantidad de papeles apilados en su escritorio. Cambiar el protocolo puede suponer toda una odisea en estos casos.

No hay un proceso comprobado para gestionar el cambio, pero hay algunas pautas básicas que pueden ayudar a una organización a crear un entorno más propicio para los cambios, basados en la amplia experiencia de implementaciones en Insis, comparto algunas estrategias para tratar de minimizar el impacto que podría llevar a provocar la resistencia, que en muchos casos podría ser el factor decisivo entre el éxito y el fracaso.

1. Formar un buen equipo de Trabajo: Un factor importante son los equipos de trabajo, debe estar formado por líderes de las distintas áreas, estos lograrán la participación de las personas que las integran, es vital el aporte de su visión y ayudará a «vender» el proyecto internamente. Periódicamente organizar reuniones de seguimiento y monitoreo, debe tener un líder definido que asegure la participación de todos los involucrados.

2. Concientizar: Demostrar a los empleados de la importancia del proyecto y de las ventajas que obtendrán gracias a su uso es otro de los pasos recomendados para evitar una actitud negativa, una buena idea es organizar un lanzamiento e inicio formal del proyecto. Esto brindará formalidad y fomentará la comunicación.

3. Comunicación: Compartir la información relevante haciendo hincapié en los beneficios, resolver miedos generando confianza y expectativas positivas.

4. Empatía: Conocer en profundidad como las personar perciben el cambio y comprender sus expectativas, preocupaciones y miedos.

5. Reconocimiento: Clave para animar el espíritu de cambio, es conveniente motivar a realizar el esfuerzo personal necesario para el cambio.

6. Capacitación: Es importante invertir tiempo y esfuerzo en capacitación para que el equipo se sienta seguro al manejar la nueva solución. En este punto es recomendable realizar muchas simulaciones con datos reales en la nueva solución.

En síntesis: La resistencia no es mala en sí misma, es una muestra de preocupación y miedo, para implementar el cambio hay que diagnosticar, accionar y controlar.

La base para lograr la cooperación radica en la comunicación, es necesario entrenar y formar para asegurarnos que la gente está preparada para los nuevos retos y no insegura por falta de información y preparación.

Cambiar es mejorar lo que ya existe y darle una nueva forma más competitiva. La resistencia al cambio no se vence, se trabaja.

Nuevo directorio, mismo compromiso

Inés Taramasco y Gonzalo Abal acompañan desde 2021 a Guzmán Etchebehere en la conducción de INSIS y conforman una nueva Dirección dinámica y complementaria que busca impulsar el desarrollo de la empresa sin perder de vista los cimientos que la han sustentado por más de 35 años.

Reafirmando la misión de INSIS:

la nueva dirección está implementando mejoras en las diferentes áreas y procesos para seguir entregando el mejor software de gestión empresarial con el mejor servicio.

Gonzalo Abal se ocupa de la dirección comercial, Inés Taramaso tiene a su cargo la dirección de operaciones (incluye los servicios de consultoría y soporte) mientras que Guzmán Etchebehere continua al frente del área de innovación y desarrollo.

Inés y Gonzalo compraron las acciones de Esther Nin, socia fundadora de la empresa, que luego de un período de transición de un año se retiró de la actividad en setiembre de 2022.

CFE Inbox

CFE Inbox es un componente opcional de GCI WEB que facilita el registro de los comprobantes fiscales electrónicos recibidos por la empresa.

 

Ventajas de CFE InBox


  1. Facilita el registro de las facturas recibidas.
  2. Evita errores en el registro de las facturas.
  3. Asegura que todas las facturas sean registradas
  4. Notifica automáticamente su aceptación o rechazo

 

¿Cómo Funciona?

 

 

CFE Inbox muestra los CFE recibidos en una bandeja de entrada. Junto a los datos del CFE (fecha, número, emisor, moneda, importe) muestra la información relacionada al emisor existente en GCI: código de cuenta, órdenes de compra pendientes, etc.

Si hay una única orden de compra por el mismo importe de la factura, el registro es prácticamente automático. Si el proveedor tiene más de una orden de compra, el sistema sugiere la que tiene el mismo importe.

En los casos en que hay diferencia entre la factura y la orden de compra se deberá revisar el motivo de la discrepancia (entrega parcial, diferencia en los precios) antes de registrar o rechazar la factura.

En los casos de facturas sin orden de compra, permite asociar los artículos del emisor a los artículos del catálogo de la empresa y recuerda esa asociación facilitando el registro de nuevas facturas del proveedor.

Si el comprobante se ingresa directamente en GCI por los procedimientos habituales, de todos modos, se comprobará el cuadre de los importes y se notificará la aceptación como si se hubiera registrado desde el CFE Inbox.

En todos los casos envía automáticamente la notificación de aceptación o rechazo al emisor.

Permite consultar los CFE pendientes, los registrados y los rechazados. Permite ver la información detallada de cada CFE, así como la transacción y asiento contable generado a partir de este.

CFE Inbox se puede configurar para adecuarlo a los tipos de transacciones y procesos de negocio que maneje la empresa, siguiendo el flujo de trabajo definido para su aprobación.

Este componente está disponible a partir de la actualización 108 de la versión 4.3 de GCI WEB.